بخشهای مختلفی که در طراحی فاکتورهای رسمی باید مورد توجه قرار گیرد!

فاکتور شامل یک سند تجاری است که فروشنده ها برای مشتریان و خریداران خود صادر می کنند.

در این فاکتورها ، مشخصات محصول ، تعداد و قیمت آن ثبت می شود. از این طریق یک خرید و فروش به ثبت می رسد. منظور از فاکتور رسمی ، فاکتوری است که اداره دارایی آن را تأیید می کند. این فاکتورها شبیه به فاکتورهای دیگر هستند با این تفاوت که شماره سریالی را به صورت برجسته با رنگ قرمز بر روی آنها ثبت شده و از این طریق این فاکتور را از بقیه فاکتورها جدا کرده اند. مشخصات ظاهری فاکتورهای رسمی شامل موارد زیر است که در طراحی این فاکتورها معمولاً به چشم می خورد.

۱) لوگو یا آرم شرکت

معمولاً در بالاترین قسمت این فاکتورها ، آرم شرکت درج می شود. این آرم یا لوگو نشان می دهد که این فاکتور به صورت رسمی از سوی کدام شرکت صادر شده است.

۲) شماره سریال فاکتور

در قسمت پائین آرم یا نماد شرکت در قسمت چپ این فاکتور ، شماره سریالی که متعلق به این فاکتور است و فقط برای این فاکتور صادر شده است درج می شود.

۳) تاریخ صدور

دقیقاً در پائین شماره سریال فاکتور ، تاریخ صدور آن یا تاریخی که محصول به خریدار فروخته شده است ثبت می گردد.

۴) مشخصات فروشنده

در این قسمت مشخصات فروشنده شامل نام و نام خانوادگی ، کد ملی ، آدرس و شماره تلفن آن درج می شود.

۵) مشخصات خریدار

مشخصاتی که برای فروشنده ثبت شده است برای خریدار نیز ثبت می شود.

۶) مشخصات محصول

در این قسمت مشخصات محصول که خود شامل چند بخش است نوشته می شود. در قسمت اول شرح کامل محصول یا خدماتی که خریداری شده است با ذکر نام محصول نوشته می شود. در کادر روبرویی آن ، تعداد کالاهایی که خریداری شده ، بعد در کادر کناری آن قیمت هر یک از واحدهای خرید و در مقابل آن نیز مبلغ کل خرید باید نوشته شود. در ادامه می توان کادرهایی را طراحی کرد که در آنها اگر تخفیفی برای خریدار در نظر گرفته شده است برای او نوشته شود.

۷) شرایط و نحوه فروش

بهتر است در انتهای این فاکتور قسمتی را طراحی کنید که در آن نحوه فروش کالا مانند پرداخت نقدی یا غیر نقدی و اقساطی آن مشخص شود.

۸) امضاء هر دو طرف

در انتهای فاکتور نیز پس از انجام معامله و درج مشخصات هر دو طرف و کالا ، این فاکتور صادر شده باید به تأیید هر دو طرف برسد. این تأیید را با مهر و امضائی که از طرفین قرار داد یا خریدار و فروشنده گرفته می شود نشان می دهند.

۹) رنگ فاکتور

معمولاً جداول و نوشته های فاکتور را به رنگ سیاه بر روی کاغذهای قرمز ، سفید یا زرد طراحی می کنند.

۱۰) نوع کاغذ فاکتورهای رسمی

معمولاً فاکتورها را بر روی کاغذهایی با نام کاغذهای اندونزی که قابلیت چاپ دستی و ماشینی را دارند و از کیفیت مطلوبی نیز برخوردار هستند چاپ می کنند. کاغذهای دیگری که برای چاپ فاکتور مورد استفاده قرار می گیرند کاغذهای کاربن لس هستند.

۱۱) اندازه کاغذ فاکتور

در فاکتورهای رسمی ، معمولاً از کاغذهایی به اندازه A4 استفاده می شود. زیرا این کاغذ امکان درج تمامی مشخصات را می دهد هر چند فاکتورهایی در اندازه A5 نیز وجود دارند ولی معمولاً محل نوشتن نشانی محصول ، خریدار و فروشنده در آنها وجود ندارد و جزء فاکتورهای رسمی به حساب نمی آیند. اما در فاکتورهای رسمی به دلیل درج مشخصات کامل باید از کاغذهایی در اندازه های مناسب که معولاً A4 است استفاده شود.

اگر قصد دارید یک فاکتور رسمی طراحی کنید باید تمامی قسمتهای ذکر شده در بالا را در نظر بگیرید و سپس به طراحی آن بپردازید تا بتوانید یک فاکتور کامل و مناسب طراحی کنید.